Предисловие к русскому изданию книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» начинается так: «Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими».
Такие ситуации знакомы многим. И обещанием автора книги помочь стать организованнее, во многом, объясняется ее успех. Об этом свидетельствуют не только свыше 600 тыс. проданных с 2001 года лишь в Америке экземпляров, но и дальнейшая разработка концепции Аллена многими авторами, создание специального программного обеспечения, включая мобильные приложения, где за основу взят метод Getting Things Done (GTD). Отдельным методикам Аллена (например, «43 папки») сегодня посвящены целые онлайн-ресурсы. Это ярко демонстрирует, что авторские наработки существенно повлияли на такую область как , личная . Поэтому в данной статье мы поговорим о концепции GTD, принципах ее работы, а также некоторых практических аспектах, которые сможет применить в своей деятельности каждый.
Как доводить дела до завершения
Getting Things Done – методика повышения личной эффективности, разработанная и описанная в одноименной книге Дэвидом Алленом. Чаще встречается аббревиатура GTD. В Википедии говорится, что в переводе фразы с английского языка на русский ошибочно употребляется формулировка «приведение дел в порядок» (с таким названием в российском переводе издавалась книга), в то время как нужно «доведение дел до завершения». Любопытным фактом является также то, что русскоязычная и англоязычная Википедии расходятся в трактовках самого понимания методики GTD: первая называет ее самостоятельной и ограниченно связанной с управлением временем, вторая же утверждает, что GTD – метод в рамках тайм-менеджмента.
Многие специалисты отмечают специфический стиль изложения, присущий Аллену. Его идеи, в отличие от идей, выдвигаемых Стивеном Кови в « », не вдохновляют, а дают строгое и подробное описание алгоритма. В отличие от Кови, который не лишен философской рефлексии и требует четкой формулировки миссии с охватом основной цели жизни, Аллен наоборот строит систему «снизу вверх». Он убежден: чтобы изменить свою жизнь, нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных окружающих мелочах.
«Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер», – так автор описывает применение собственного метода. По словам Аллена, нужно не просто прочитать и взять на заметку, нужно реально начать пользоваться, ведь это не требует специальных навыков, а результат себя ждать не заставит.
Итак, вооружившись советом от автора, мы и подошли к самому главному: к вопросу о сути метода доведения дел до конца. Многие критикуют концепцию GTD за сложность и непонятность, что, в тоже время, не мешает каждому выработать свою собственную систему, взяв на вооружение лишь некоторые постулаты. Ниже приведены именно такие рекомендации из книги «Getting Things Done»:
Организация пространства
Одна из первых рекомендаций, высказанных в книге. По мнению Аллена, рабочее место сродни контрольному пункту, с которого каждый день начинается путь. Суть здесь весьма абстрактна – дело даже не столько в том, чтобы рабочее место не было завалено бумагами и разбросанными офисными средствами (это требование общее для всех, кто прибегает к тайм-менеджменту), а в том, что нужно организовать его максимально «под себя», под свой род деятельности и нужды. Есть и конкретика: методика GTD подразумевает наличие, кроме письменного стола, разумеется, следующих атрибутов:
- лотки для бумаг (хотя бы штуки три);
- пачка бумаги формата А5;
- ручка или карандаш;
- клейкие листочки (~8 x 8 см.);
- скрепки;
- прищепки для больших пачек бумаги;
- стэплер;
- скотч;
- ластик;
- аппарат для наклеивания этикеток;
- папки для бумаг;
- ежедневник;
- мусорная корзина.
Система хранения справочной информации
Такая система необходима каждому. Шкаф для хранения корреспонденции, много папок, аппарат для наклеивания этикеток – одним словом все, что способствует структурированию любой входящей информации с целью легкого к ней доступа позже. Автор уверен, что процесс размещения письма или документа в такой системе должен занимать не больше 60 секунд. Поэтому лучше организовать что-то вроде алфавитного каталога, который позволит получать доступ к информации быстро и удобно.
Списки
Помимо использования календаря-планировщика, каждому нужно иметь 4 списка:
1. «Следующие действия». В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Неважно какой он формы – бумажный блокнот или текстовый документ на рабочем столе персонального компьютера, важно, чтоб он постоянно находился с вами. Таким образом, у вас будет постоянное напоминание о делах, которые еще предстоит делать. Редактировать такой список, вносить новые записи в него нужно ежедневно.
2. Проекты. Под этим заглавием Аллен понимает предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, следственно на их выполнение требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации (еженедельно).
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее по типу пробежать марафон или завести блог.
Ведение этих списков тесно связано с основными принципами GTD: сбором, обработкой, организацией, обзором и действием.
Сбор. Дэвид Аллен использует термин «корзина» для обозначения фиксации информации на любом носителе с целью освобождения разума. Это может быть органайзер, дневник, ноутбук. Нужно выкинуть все с головы (в данном случае перенести) и приступать к следующему этапу.
Обработка. Во время обработки информации ее стоит поделить на два типа: та, что требует действия и та, что не требует. При работе с первым типом мы либо делаем сами, либо делегируем, либо откладываем. При работе со вторым – откладываем в справочную информацию, избавляемся, вносим в список «когда-нибудь».
Двухминутное правило – если на выполнение работы тратится меньше чем 2-5 минут, она должна быть сделана незамедлительно.
Обзор списка задач нужно делать ежедневно или как можно чаще. GTD требует, чтобы, по крайней мере, еженедельно проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам.
Действие. Физическое выполнение задач.
Помимо того, что уже было сказано, хотим обратить ваше внимание на то, что GTD это не уникальный инструмент, а свод методик. Вы можете их брать за основу, корректировать, изменять согласно своему роду деятельности и потребностям.
Контроль над достижением
Чтобы мелкие дела, на которые мы делили наше крупное, двигались в сторону завершения, важно понимать, какую цель мы преследуем, каких результатов мы хотим достичь. Как уже было сказано, в соответствие с этим планируется ряд последовательных действий и напоминаний, объединенных в единую систематизированную систему. Чем сложнее задача, тем на более мелкие «кирпичики» следует ее делить и тем детальнее нужно разрабатывать эту систему. Рассмотрим поподробнее этапы достижения:
- Ответ на вопрос, что мы хотим достичь. Нужно четко понимать, зачем мы выполняет те или иные действия. Это словно для лучника, целиться в яблочко мишени. Он может выполнять множество действий от натягивания тетивы до стрельбы, но результат все равно будет проверяться по попаданию стрелы в центр мишени. Не ответив на вопрос, он может послать стрелу и в зрителей.
- Ответ на вопрос, как мы хотим достичь. Здесь у большинства людей активно начинает работать генератор идей, выдавая как подходящие, так и откровенно бредовые. Сначала зафиксировав все без критики и затем отобрав наиболее подходящие можно легче достичь цели.
- Выбор наилучшей траектории и непосредственное следование ей. Так, после ответов на вопросы можно составить четкий план, следуя которому мы сможем достичь своей цели.
Ваша жизнь состоит из заданных целей, ряда ваши действий и полученных результатов. Чем лучше вы сможете структурировать информацию на разных уровнях, выстраивать цепочки действий и следовать им, тем лучше вы сможете привести ваши дела в порядок.
Немного об авторе
Напоследок немного о самом авторе. Дэвид Аллен (род. 28 декабря 1945 г., Шривпорт, США) – эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. В подростковом возрасте увлекался , выиграл чемпионат штата Луизиана по дебатам. В университете специализировался на изучении американской истории. По окончанию колледжа Д. Аллен довольно долго искал свое место в жизни. По его собственному заверению, он поменял не меньше 35 профессий до 35 лет. Список занимаемых им должностей действительно внушительный, а временами даже экзотичный. Будущий тренер работал официантом, поваром в ресторане, учителем каратэ, магом, токарем, продавцом витаминов и мопедов, турагентом, менеджером по туризму, ландшафтным дизайнером. В 1980-е он начал разрабатывать программы обучения для менеджеров и руководителей корпорации Lockheed.
Сегодня Д. Аллен возглавляет собственную компанию, занимающуюся коучингом в области эффективного управления и продуктивности. Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары. Также является одним из основателей Actioneer Inc, компании, которая специализируется на производстве офисных принадлежностей.
Аллен написал три книги – уже известную «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» и «Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life»,а также «Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life».
Скидка для пользователей 4brain
Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары, этим занимаются его сертифицированные ученики. Так, в России, Беларуси и Казахстане его сертифицированным партнером является компания Everconsult, которая и проводит тренинги по GTD.
Компания Everconsult обратилась к нам и предложила всем пользователям нашего сайта скидку в 15% на свои мероприятия (кому интересно). . Для получения скидки при регистрации нужно просто ввести промокод.
Привет! На связи Игорь Зуевич, и сегодня мы поговорим с вами о том, как управлять своим временем. Вы узнаете, что есть система, с помощью которой можно легко справляться с проблемами по управлению временем.
Разгрузим мозги по системе Дэвида Аллена. Кто не ловил себя на мысли, что неплохо было бы увеличить сутки на час или даже на два? Так , чтобы успеть сделать все, что планировали.
Современный темп жизни, ежедневно увеличивающийся поток информации, необходимость решать постоянно возникающие вопросы – все это приводит к тому, что люди все время ощущают нехватку времени. Где и как найти дополнительное время, чтобы все успеть?
Способность управлять своим временем является одним из самых полезных навыков в жизни человека.
Дэвид Аллен предлагает систему порядка в делах
Дэвид Аллен придумал таких систем. Его система называется «Getting Things Done», что в переводе означает «Привести дела в порядок».
Прежде чем написать о том, как привести в порядок дела и научиться рационально и продуктивно использовать время, используя эту замечательную и легко читаемую книгу, Дэвид Аллен испытал свою теорию на себе, своих друзьях и знакомых, которым давал консультации, следуя принципам системы.
Основы системы GTD очень понятные и простые. Мозг человека напоминает компьютер, в котором находится множество файлов, папок, программ.
С каждым днем объем информации увеличивается, создаются все новые и новые папки. Оперативная память засоряется, больше времени уходит на поиск необходимых документов и работать на компьютере становится все сложнее.
В голове человека происходит то же самое. Мозг не в состоянии успешно справляться с ежедневным поступлением все новых задач и увеличивающимся объемом информации.
Следуя системе GTD, надо выгрузить из сознания все дела, проекты, заботы, мысли, перенеся всю информацию на бумагу или используя для этого электронный вариант.
Как навести порядок в делах
Чтобы навести порядок в делах, необходимо разделить всю имеющуюся информацию условно на 4 папки.
- В первой папке будут храниться дела, которые требуют решения в ближайшее время (следующие действия).
- Вторая папка предназначена для текущих проектов.
- Отложенные дела и проекты содержатся в третьей папке.
- Четвертая папка пусть будет папкой для мечты (все, что очень хочется, но время для осуществления еще не пришло).
Кажется, что, если заниматься разбором информации, драгоценное время тратится впустую. Это не так. На то, чтобы систематизировать информацию, времени уйдет намного меньше, чем постоянно копаться в забитой информационным мусором голове и постоянно возвращаться к одним и тем же вопросам.
Когда голова освобождается от многочисленного количества задач и дел, которые необходимо сделать, приходит четкое и ясное понимание, какие необходимо предпринимать действия для достижения поставленных целей.
В свободной от хлама голове способны рождаться идеи, которые не потеряются в потоке мыслей, появляется способность создавать и творить что-то новое.
Важно помнить, что невозможно быстро управиться с несколькими делами одновременно. Выполнение любой работы требует внимания и определенных усилий.
Куда легче сосредоточиться и направить усилие на выполнении сначала одной работы, а потом приниматься за выполнение следующей. Необходимо навсегда забыть о многозадачности.
Следующих действий и поочередное выполнение намеченных дел дает возможность без лишней суеты двигаться быстрее и уверенней к намеченной цели, а также позволяет найти дополнительное время, которое можно использовать для отдыха и развлечений.
Как избежать проблем, управляя своим временем
Главной причиной всех проблем Аллен определяет нарушение человеком договоренностей, как внутренних, так и внешних. Договоренности, которые заключаются с другими людьми, внешние, а договоренности с самим собой – внутренние. Нарушение всех договоренностей и неумение выполнять обещания приводит к негативным последствиям и подрывает доверие к самому себе.
Оптимальным решением данной проблемы автор считает использование возможности пересмотра договоренности, то есть корректирования. Если нет возможности выполнить обещание, то его необходимо пересмотреть и найти время и ресурсы для успешного решения проблемы.
Система Дэвида Аллена
Система GTD успешно используется во всем мире не одним миллионом людей. Она помогает поднимать личную продуктивность на более высокий уровень, что приносит большую пользу деловым людям, делая их более успешными.
Кроме того, она позволяет избегать большого количества стрессов, которые являются проблемой современного мира. Система Дэвида Аллена довольно простая, но, чтобы применить ее в повседневной жизни и получить результат, необходима определенная самодисциплина и организованность.
Для того, чтобы научиться искусству управления своим временем и почувствовать себя счастливым и успешным, надо просто сделать принципы данной системы личной привычкой (как чистить зубы и умываться).
Книгу о системе GTD можно просто прочитать, а можно постепенно внедрить рекомендации, озвученные автором, в свою жизнь. На основе книги можно создать также и свою личную систему.
Выбор каждый делает сам.
Имея большое желание и упорство, в жизни можно все изменить и все успеть. Стать повелителем своего времени под силу каждому.
Как видите, если все-таки вы захотите использовать систему Дэвида Аллена, лучше всего воспользоваться советами из данной статьи. Как всегда, главное, правильно действовать и у вас все получится. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!
С Вами,
- Игорь Зуевич.
Понравилось? Жми «Мне Нравится«
Оставьте комментарий к этой статье ниже
Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.
И зачем это нужно?
Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.В чём разница между GTD и списком задач?
В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.А мне точно подойдёт эта система?
GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.
Хорошо, и что конкретно нужно делать?
В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:- Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
- Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
- Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
- Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
- Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.
Все дела нужно записывать в один список?
Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.Есть какие-то специальные инструменты?
Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.
В общем, выбирайте то, что удобно вам.
Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.
Как получить больше пользы от GTD?
Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.
Дэвид Ален
Getting Things Done
Как разобраться с делами
Вступление
Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.
Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.
И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то , что вам следует делать.
Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.
Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.
Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.
Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.
Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.
С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.
Наш читатель Олег Бондаренко делится своей проверенной годами GTD-системой организации дел и всей жизни. Не секрет, что мы знаем про GTD и подобные механики почти все, но редко долго способны ими пользоваться. Уверены, что история успеха на этой ниве вам будет интересна.
Входящие задачи, идеи, мысли делю следующим образом:
- Что можно спихнуть сразу на другого исполнителя, сразу спихиваю. Добавляю задачу-напоминалку «Проверить исполнение».
- Что можно сделать прямо сейчас за 5-15 мин. Сажусь и делаю.
- Что требует большего времени или не может быть исполнено прямо сейчас. Сюда же относятся задачи-напоминалки типа «Проверить состояние проекта ХХХ». Сразу вбиваю в список задач на телефоне или Google Tasks — все синхронизируется.
- Что интересно и может быть перспективно. Скидываю кучей в Evernote. Примерно раз в неделю пересматриваю, сортирую по блокнотам. Что-то вырастает в задачи.
Подробнее по 3-му пункту.
Для успешного ведения списка задач необходима жесткая формализация, минимизация затрат по управлению и получению данных. Достигается это следующим образом.
Каждая задача имеет структурированное наименование вида: Проект | Объект | Действие
Проект – это крупная группировка задач, сокращенный код типа ДОМ, ОФИС, КЛИЕНТ1, … По каждому Проекту должно быть в среднем 1-10 задач. Если задач по Проекту стабильно больше, выделяю часть в дополнительный Проект. Таким образом, группировка задач всегда одноуровневая. Как показала практика, более наглядная группировка задач в виде многоуровневого дерева на самом деле излишне трудоемка и снижает мотивацию по эффективному пользованию системой.
Поиск задач по Проекту выполняется базовыми функциями: поиском или сортировкой – мой любимый способ.
Объект – это предмет или человек, над которым необходимо произвести действие. Здесь все просто.
Действие – элементарное действие, которое необходимо совершить над Объектом.
Другой наиважнейший момент: каждая задача содержит дату исполнения . Если вы не уверены на счет срока задачи, ставьте текущую. Если вы поставите текущую дату и ни чего больше не предпримете, завтра задача будет в списке просроченных и вам придется принять по ней решение. Например, убрать в заметки о жизни.
Иногда по некоему Проекту вырисовывается список задач, сроки и последовательность исполнения которых на данный момент не ясны. В этом случае завожу общую задачу вида: Проект Задачи. В комментариях перечисляю список задач. Со временем ситуация становится яснее, что-то вычеркивается, что-то исполняется, что-то вырастает в отдельную задачу. В любом случае, даже по такой групповой записи я определяю дату – когда необходимо к ней обратиться и провести ревизию.
И последнее. На моей практике примерно 50% задач не исполняются (или не могут быть исполнены) на выбранную дату. Многое зависит не от меня. Задачи типа «Проект состояние проверить» вообще являются длительными и требующими периодического внимания. Что-то уточняется и дополняется. Такие задачи постоянно переносятся на более поздние даты. Это нормально (в этом, кстати, огромный плюс электронных органайзеров). Ручной труд по переносу сроков полезен и в том смысле, что, бывает, наталкивает на важные мысли.
